Politique de confidentialité – protection des Données à Caractère Personnel

1. Objet

Cette politique présente la manière dont nous ("le groupe Telenco") traitons les Données à Caractère Personnel ("données personnelles") que nous recueillons et que vous nous fournissez. Elle s’applique à l’ensemble des données personnelles vous concernant collectées dans le cadre de nos relations. Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques à cet égard.

2. Qui sommes-nous ?

Le groupe Telenco (Telecommunications Engineering Company) est scindé en trois entités complémentaires, chacune spécialisée dans un domaine particulier des télécommunications.

- Telenco networks est une entreprise spécialisée dans la conception, la fabrication et la commercialisation à l’international de solutions pour le déploiement des réseaux télécoms fibre optique et cuivre. Son siège social est situé ZA Valmorge, Rue Séraphin Martin, 38430 Moirans. Telenco networks et ses filiales (Telenco Portugal, Telenco Sénégal, Telenco LATAM et Telenco Cote d’Ivoire) comptent environ 210 collaborateurs. L’entreprise accompagne ses clients dans plus de 50 pays, répartis en Europe, Afrique, Moyen Orient et Amérique Latine.
Telenco distribution est un fournisseur spécialiste de matériels de réseaux et d'équipement du technicien pour les opérateurs télécoms et leurs sous-traitants. Son siège social est situé ZA Valmorge, rue Barjon, 38430 MOIRANS.

Telenco distribution compte environ 100 collaborateurs et confirme sa présence nationale avec ses agences à Moirans (38), Nanterre (92), La Possession (Réunion) ainsi que son dépôt à St Joseph (Martinique). Telenco services qui vient compléter l’offre par le conseil, la formation et la maintenance dans le domaine plus particulier des appareils de mesure, compte à aujourd’hui, 8 collaborateurs. Son siège est situé 126 Avenue Georges Clemenceau Bâtiment C 1er étage, 92000 Nanterre

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à traiter des données personnelles vous concernant en toute conformité avec la règlementation applicable et notamment le Règlement Européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques (ou "RGPD"), ainsi que la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ou "Loi Informatique et Libertés").

3. Quels sont nos engagements ?

Nous nous engageons à mettre en place l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer le respect des principes fondamentaux en matière de collecte et Traitement de données personnelles et notamment les principes de :

- Licéité, loyauté, transparence : les données personnelles sont traitées de manière licite, loyale et transparente ;
- Limitation des finalités : les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec les finalités initiales ;
- Proportionnalité des données : les données personnelles collectées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités de Traitement ;
- Exactitude des données : les données personnelles sont exactes et tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données inexactes ou obsolètes soient effacées ou rectifiées, en tenant compte des finalités des Traitements.

4. Comment collectons-nous vos Données à Caractère Personnel ?

Tout au long de nos relations, vous pouvez être amené à nous transmettre vos données personnelles par différents moyens :
- Lors de la création de votre compte client ;
- Lors de vos achats en ligne, notamment lorsque vous remplissez nos formulaires de commande/demande de devis ;
- Lorsque vous contactez notre service client, effectuez une réclamation ou plus généralement, lorsque vous entrez en relation avec nos équipes de relations clientèle ;
- Lors d’une souscription à la newsletter ou de votre participation à un jeu-concours ;
- Lorsque vous déposez une demande de contact / demande de catalogue ;
et de manière plus générale, lors de tout autre contact direct avec nos équipes. Lorsque vous naviguez sur les sites Internet du groupe Telenco, nous sommes également susceptibles d'utiliser des cookies, petits fichiers textes qui sont enregistrés sur vos appareils (ordinateur, tablette ou mobile). Ces cookies nous permettent de collecter des informations et données personnelles pour différentes finalités (statistiques de fréquentation et d’utilisation du site, adaptation du site internet à vos paramètres, cookies tiers à des fins publicitaires, etc.). Dans le cadre de la gestion des cookies, nous nous engageons également à respecter la règlementation relative à la protection des données. Ainsi, lorsque cela est requis, le Consentement aux cookies sera collecté via le bandeau cookie qui apparaitra de manière claire et visible lors de votre première visite sur le site de l’entreprise.

C’est le cas pour notre site d’e-commerce, www.telenco-distribution.com. Vous pouvez à tout instant régler les paramétrages relatifs aux cookies sur ce dernier. Pour en savoir plus sur la gestion des cookies par Telenco distribution, vous pouvez accéder à la rubrique "cookies" des sites internet des différentes sociétés qui en collectent :
- www.telenco-distribution.com/cookies
Pour nos autre sites web, seuls des cookies Analytics sont collectés. Une analyse du trafic sur nos sites web est donc réalisée avec les informations collectées par Google analytics qui sont limitées aux données d’adresse IP et historiques de navigation. Avec ces données, Analytics construit des statistiques qui combinent l’origine géographique, la démographie et les centres d’intérêts.
Les sites web concernés :
- www.telenco-networks.com
- www.telenco-services.com
- www.telenco.com
- www.telenco-smart.com
- Sites E-tedi (pour plus d’information sur ces sites web : Cf 16. Spécificités des sites web « e-tedi »)

5. A quoi nous servent vos données personnelles ? (Finalités de Traitement)

Vos données personnelles sont principalement utilisées pour organiser au mieux notre relation commerciale et nous permettre notamment de vous délivrer un service de qualité. Dans ce cadre, vos données personnelles sont traitées pour les principales finalités suivantes :
La gestion de la relation commerciale
- L’utilisation et la gestion de votre compte client
- L’achat de produits par le biais de notre site Internet
- Le suivi des commandes
- La gestion du service qualité/SAV et des réclamations
- La gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition
- La réalisation d’études statistiques pour connaître l’utilisation et les performances de notre site Internet
- La réalisation d’études webmarketing
- L’élaboration de profil personnalisé permettant de mieux vous connaître, de vous fidéliser, et d’améliorer par la même notre service (Profilage)
La réalisation d’opérations de prospection commerciale
- L’élaboration de statistiques commerciales
- L’organisation de jeux-concours et/ou d’opérations de fidélisation
La protection de nos intérêts
- La gestion des impayés
- La gestion des contentieux
- Le suivi des opérations de recouvrement
- La gestion de notre conformité aux différentes obligations légales applicables
- La gestion de nos fournisseurs et de la logistique (livraisons)

6. Traitons-nous l’intégralité des données personnelles que vous nous fournissez ?

Conformément à nos engagements, nous ne collectons que les données que nous estimons nécessaires à la réalisation de nos activités (principe de minimisation des données).

Certaines données sont toutefois indispensables au traitement de vos demandes et/ou commandes, d'autres nous permettent de mieux vous connaître et donc d’adapter nos offres à vos besoins. Les champs des formulaires de collecte marquées d’un (*) sont à remplir obligatoirement. A défaut, nous ne serons pas en mesure de pouvoir traiter votre demande ou commande ou de vous proposer les offres adaptées à vos besoins.

7. Quelle est la base légale pour le Traitement des données personnelles ?

Le Traitement de vos données personnelles repose sur différentes bases légales déterminées en fonction de la finalité des Traitements concernés. Dans ce cadre, vos données nous sont nécessaires pour :
- L’exécution d’un engagement contractuel auquel vous êtes partie (ex : gestion de vos commandes, gestion de votre livraison, gestion de votre réclamation etc.) ;

- La poursuite de notre intérêt légitime de Responsable du Traitement (notamment développer la connaissance de nos clients, adapter nos offres à vos besoins et/ou mener des activités promotionnelles) ;

- Le respect d’une obligation légale dès lors que la législation en vigueur impose ledit Traitement des données.

8. Qui peut accéder à vos données personnelles ?

Seules les personnes habilitées au sein de nos équipes peuvent accéder à vos données personnelles, et ce en fonction de leur besoin métier.

Vos données personnelles peuvent également être transmises à d’autres entités du groupe, ainsi qu’à nos prestataires ("Sous-Traitants") dont la prestation est nécessaire à la réalisation de nos activités de Responsable du Traitement. À titre d’exemple, vos données personnelles peuvent être transmises à nos prestataires assurant des services d’hébergement et de maintenance informatique, ainsi que les activités de livraison, promotions, etc.

Dans ce cadre, nous nous engageons à faire appel uniquement à des Sous-Traitants qui présentent des garanties suffisantes et respectent nos engagements en matière de protection des données personnelles.

9. Vos données sont–elles transférées à l’étranger ?

Les données collectées au travers de nos filiales européennes restent dans l’Union européenne, et ce, dans le respect de la règlementation applicable.

En revanche pour les filiales internationales du groupe Telenco networks, les données collectées le sont en dehors de l’Union européennes et ne sont donc pas soumises à la règlementation européenne. Ces données peuvent être amenées à circuler vers la société mère toujours dans le cadre de la réalisation d’un traitement.

Vous pouvez demander et recevoir une copie desdites garanties à l’adresse indiquée ci-dessous indiquée dans la rubrique "Comment exercer vos droits ?".

10. Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la période nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites dans la rubrique "A quoi servent vos données personnelles ?". De plus, Telenco conserve vos données personnelles conformément aux durées de conservation imposées par la règlementation applicable en vigueur et/ou les bonnes pratiques de l’industrie.

Ces durées de conservation sont définies en fonction de la nature des finalités de Traitement et tiennent notamment compte des dispositions légales applicables imposant une durée de conservation précise pour certaines catégories de données, des délais de prescription applicables ainsi que des recommandations des Autorités de contrôle locales concernant certaines catégories de Traitements de données. Chaque société du groupe Telenco tient ses propres registres de traitements, où est systématiquement spécifié le temps de conservation des données impliquées dans la réalisation de chaque traitement.

A titre d’illustration, Telenco s’engage à conserver vos données personnelles, en tant que client, uniquement pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale à savoir pendant un délai de deux ans à compter de la fin de la relation commerciale (et ce, exception faite des obligations légales du Responsable du Traitement exigeant une durée de conservation plus longue), par exemple, à compter d'un achat, de la date d'expiration d'une garantie, du terme d'un contrat de prestations de services ou du dernier contact émanant du client.

Les données personnelles vous concernant en tant que prospect non client sont quant à elles conservées pendant un délai de deux ans à compter de leur collecte ou de votre dernière prise de contact avec nos services (par exemple, une demande de documentation de devis).

11. Vos données sont-elles sécurisées ?

Nous accordons une vigilance particulière à la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Dans ce cadre, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté et conforme aux bonnes pratiques de l’industrie. Nous répondons ainsi aux exigences règlementaires et protégeons les droits et les données des personnes concernées dès la conception des opérations de Traitement.

Telenco construit et gère ses systèmes d’information en ayant toujours l’objectif premier de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données confidentielles et sensibles, dont vos Données Personnelles.

Par ailleurs, la plateforme de e-Commerce de Telenco distribution, tout comme les autres sites Internet du groupe, bénéficient de mesures de sécurité renforcées telles que l’utilisation de protocoles de chiffrement robustes, la protection d’un pare-feu applicatif, une supervision permanente et des audits externes réguliers. Enfin, votre mot de passe associé à votre compte est stocké chiffré dans nos bases le rendant ainsi inaccessible par toute autre personne que vous.

12. Quels sont vos droits en matière de données personnelles ?

En application de la réglementation applicable en matière de protection des données, vous pouvez à tout moment exercer vos droits en tant que personne concernée ; et solliciter l'accès, la rectification, l’effacement et la portabilité des données vous concernant ainsi qu’exercer vos droits de limitation et d’opposition au Traitement de ces données.

Notamment, vous disposez d’un droit d’opposition au Traitement de vos données à des fins de prospection commerciale. En fonction de vos choix émis lors de la création ou modification de votre fiche de contact/prospect rattachée à votre compte, vous serez en effet susceptibles de recevoir des offres de la part de toutes les sociétés du groupe Telenco. Ces choix peuvent être modifiés à tout moment une fois authentifié sur votre compte en ligne.

De même, si vous ne souhaitez plus recevoir notre newsletter, vous pouvez cliquer sur le lien de désinscription situé en bas de chaque communication publicitaire sous format électronique.

13. Comment exercer vos droits ?

Ces droits peuvent être exercés en vous adressant à : Telenco, Pôle digital, ZA Valmorge, rue Barjon, 38430 MOIRANS, ou par e-mail à l'adresse privacy@telenco.com.

Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification (nom, prénom, email) et d’un titre d’identité ainsi que de toute information relative à votre demande.

Vous disposez également d'un droit de recours auprès de l’Autorité de Contrôle locale en cas de violation de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment du RGPD.

14. Qui contacter ?

Pour toute question complémentaire relative à cette politique ou à la manière dont Telenco traite vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse suivante : privacy@telenco.com.

15. Modifications et mises à jour

Cette politique de confidentialité peut être modifiée ou mise à jour, au regard des différentes interprétations, décisions et opinions relatives au RGPD. Le groupe Telenco s’engage à vous signaler par le biais de ses site Internet toute modification effectuée.

16. Spécificités des sites web « e-tedi »

Les sites web « e-tedi » sont une propriété intellectuelle de Telenco.
E-tedi est une plateforme d'achat proposée aux clients accord cadre de Telenco, pour leur permettre d'optimiser la gestion de leurs approvisionnements auprès des entreprises du groupe.

Le contrat qui unit Telenco et la société cliente d’un site « e-tedi » induit une relation de co-responsabilité vis-à-vis des données personnelles traitées. La relation qui unit Telenco et le client de l’e-tedi est une relation où chacun est responsable de son traitement.

En souscrivant à un e-tedi, les parties reconnaissent les présentes affirmations :

→ Rôles et obligations

Les Parties reconnaissent expressément que chacune des Parties détermine seule les finalités et les moyens de son Traitement des Données Personnelles. Par conséquent, les Parties conviennent expressément que chacune d’elles agit en qualité de Responsables de Traitement pour le Traitement des Données Personnelles ayant un lien direct avec l’exécution du Contrat et dans le cadre de ses obligations au titre des Lois applicables en matière de protection des données.

En aucun cas, les Parties ne traiteront les Données Personnelles en qualité de Responsables conjoints de Traitement.

Les Parties s’engagent à respecter pleinement les obligations légales et réglementaires en matière de protection des données qui leur incombent dans le cadre de son Traitement.

Dans le cadre du contrat qui unit Telenco avec la partie, les finalités du Traitement par Telenco sont les mêmes que celles citées dans le paragraphe 5. A quoi nous servent vos données personnelles ? (Finalités de Traitement).

→ Coopération entre les Parties

Chacune des Parties s'engage à informer l’autre et à fournir toute l’assistance requise en cas de saisine d’une autorité de régulation, afin de démontrer sa conformité aux Lois applicables en matière de protection des données.

Chacune des Parties fournit à l'autre Partie toute l'assistance requise dans la gestion de toute demande des Personnes Concernées pour l'exercice de leurs droits ou pour toute autre demande relative à la protection des Données Personnelles les concernant tels que prévus par les Lois applicables en matière de protection des données et afin de respecter les délais réglementaires de réponse aux Personnes Concernées. Pour cela, l’autre Partie doit destinataire d’une demande de Personnes Concernées qui peut avoir un impact sur le Traitement de Données Personnelles de l’autre Partie.

Dans le cas où la Personne Concernée contacterait directement une Partie pour exercer ses droits, cette dernière s’engage à vérifier si cette demande l’incombe et à renvoyer si nécessaire vers l’autre Partie dès lors qu’elle est identifiée comme le Responsable de Traitement concerné. Chacune des Parties assiste raisonnablement l’autre Partie, lorsqu’une analyse d’impact relative à la protection des Données Personnelles est nécessaire en application des Lois applicables en matière de protection des données ou lorsqu’une Partie décide de procéder à une telle analyse. Cette assistance est justifiée par la proximité des Traitements opérés par les Parties.
Pour la mise en œuvre des différentes situations, les parties pourront contacter Telenco : privacy@telenco.com

→ Confidentialité des Données Personnelles

Les Parties reconnaissent que les Données Personnelles constituent des informations confidentielles et veillent à ce titre )à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles s’engagent à respecter la confidentialité.

Les Parties s’engagent à ne divulguer aucune Donnée Personnelle traitée dans le cadre du Contrat aux membres de son personnel qui n’interviennent pas dans le cadre de l’exécution des prestations prévues audit Contrat.

Les Parties s'assurent que leurs employés, sous-traitants et prestataires fournissant des services en vertu de ce Contrat ayant un lien avec le Traitement visé connaissent et respectent les règles relatives à la confidentialité et à la protection des Données Personnelles.

Cette obligation de confidentialité perdurera après la fin ou la résiliation du Contrat.

→Sécurité, Violation de Données personnelles, Notification

Les Parties doivent prendre, chacune pour le Traitement de Données Personnelles dont elle est le Responsable de Traitement, les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les Données Personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, la modification, la divulgation ou l'accès non autorisés aux Données Personnelles conformément aux Lois applicables en matière de protection des données.

Chacune des Parties informe l’autre Partie de toute Violation de Données Personnelles - immédiatement après en avoir pris connaissances et dans la mesure où cette Violation de Données Personnelles aurait un impact sur le Traitement de l’autre Partie.

Il incombe à chaque Partie en tant que Responsable de Traitement d’informer et notifier l’autorité de contrôle compétente, et le cas échéant, les Personnes Concernées par la Violation de Données Personnelles.

17. Glossaire

"Données à Caractère Personnel" ou " Données Personnelles ", toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée "personne concernée") ; est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

"Traitement", toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à Caractère Personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;

"Profilage", toute forme de Traitement automatisé de Données à Caractère Personnel consistant à utiliser ces Données à Caractère Personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique ;

"Responsable du Traitement", la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce Traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le Responsable du Traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ;

"Sous-Traitant", la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à Caractère Personnel pour le compte du Responsable du Traitement ;

"Destinataire", la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à Caractère Personnel, qu'il s'agisse ou non d'un Tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de Données à Caractère Personnel dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des Destinataires ; le Traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du Traitement ;

"Consentement" de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des Données à Caractère Personnel la concernant fassent l'objet d'un Traitement ;

"Autorité de Contrôle", une autorité publique indépendante qui est instituée par un État membre.

Date de mise à jour : 22/06/2020